Найкращі сервіси для управління проектами

Час читання: 7 хв.

Ефективне планування та розподілення робочих завдань між співробітниками – це запорука успішних проектів. Тут, у BestWebSoft, ми працюємо над дизайном та розробкою сайтів, інтернет-магазинів, створюємо плагіни WordPress, займаємося графічним дизайном, тестуємо, збагачуємо сайти функціональними можливостями та реалізовуємо різноманітні проекти наших клієнтів. Наша команда складається з програмістів, дизайнерів, тестувальників та нас, менеджерів проектів. Ми працюємо одночасно над кількома проектами, кожен з яких знаходиться на різній стадії. Для того, щоб не заплутатись у завданнях, ми перепробували усілякі сервіси, які допомагають скоординувати дії усередині нашого колективу. Найкращими із них виявились: Basecamp, Jira, Trello, Asana та Smartsheet.

У цій статті ми не будемо переконувати вас, який сервіс обрати для своєї команди, ми просто хочемо поділитися своїм досвідом, висвітлити переваги та недоліки сервісів, якими самі користувались.

Basecamp

Basecamp – це одна з найпопулярніших CRM (система управління взаємовідносинами з клієнтами). Вона дозволяє спілкуватися з командою, ділитися документами, створювати to-do списки, призначати відповідальних, додавати коментарі та багато іншого. Цей сервіс існує вже 14 років, за цей період засновники додали чимало корисних інструментів, створили додатки для розширення можливостей. А ще, під час розробки Basecamp, народився фреймворк Ruby on Rails.

Що нам найбільше сподобалося у Basecamp:

• Зручний, інтуїтивний інтерфейс;
• Програма надсилає миттєві оповіщення щодо оновлень;
• Необмежена кількість користувачів, не потрібно додатково платити за кожного співробітника;
• Програма пропонує учасникам записати над чим вони працювали протягом дня, чим займаються щотижня та щомісяця. А отже, менеджеру не потрібно постійно нагадувати та просити своїх працівників звітуватись;
• Кожен член проекту чи команди може завантажувати файли та має доступ до усіх документів, що стосуються його проекту;
• Можна приймати імейли та відповідати на них прямо в системі;
• Вбудований чат, з душевною назвою “Campfire”, допомагає підтримувати невимушену атмосферу;
• Є можливість кастомізувати робочий простір відповідно до вашого бренду, додати логотип, змінювати кольори;
• Доступний місяць безкоштовного пробного користування;
• Вчителі та студенти мають право користуватись безкоштовно (нас це не стосується, але може комусь із читачів знадобиться).

З якими недоліками ми зіткнулись:

• Коли задаєш дедлайн для проекту, то у календарі утворюється кольорова смуга від дати початку проекту до кінцевої дати. Якщо проектів небагато, то це виглядає нормально, але якщо їх більше 5, то календар стає схожим на веселку;
• При плануванні великих проектів необхідно створити безліч to-do списків, в яких потім легко заплутатись.

Отже, Basecamp – це чудовий вибір для компанії, яка займається середніми за масштабом проектами. Для малих проектів тут багато зайвих інструментів, а для великих – ця система занадто проста. Не слід очікувати, що засновники додадуть функціоналу для роботи над великими проектами у майбутньому, адже вони вважають, що саме простота робить їх продукт таким популярним.

Jira

Jira – це складна та багатогранна система, яка слугує помічником, як для програмістів, так і для менеджерів. Вона ідеально підходить для роботи над проектами та їх аналітикою. З нею легко планувати, керувати та контролювати кожен етап виконання.

Переваги Jira:

• Легко інтегрується з іншими інструментами (Salesforce, Zendesk, Bitbucket);
• Є вбудована система трекінгу часу;
• Створено безліч плагінів для будь-яких потреб;
• Можливість імпортувати звіти в Excel;
• Є інструменти, які допомагають досить точно оцінити скільки часу піде на виконання задачі;
• Дозволяє виставляти пріоритети задач;
• Прозорість системи: кожен виконавець може відслідковувати проблеми проекту і стежити за ходом виконання кожного завдання;
• Різноманітні діаграми для наочної звітності та аналізу;
• Безкоштовний місяць для тестування.

Дуже важко описати усі можливості Jira, адже добре розібравшись у її налаштуваннях, розумієш, що вона може все. Вона стане корисною для будь-якої сфери діяльності, усі інструменти можна налаштувати за вашим бажанням, а якщо вам бракує вбудованого функціоналу, то ви обов’язково знайдете його серед “ед-онів” та плагінів.

Недоліки Jira властиві усім якісним багатофункціональним сервісам, серед них:

• Ціна. Особливо дорого для компаній, у яких більше 10 працівників, адже необхідно платити за кожного члена;
• Досить складні налаштування. Щоб усе працювало як треба, необхідно витратити чимало часу та сил. На офіційному сайті є спеціальний курс відеолекцій з тестами для підготовки майбутніх користувачів. Якщо туторіали вам не допомогли, то можна знайти спеціалістів, які налаштують Jira для вашої компанії за гроші.

Зі свого досвіду можемо додати, що ми постійно відкриваємо для себе нові можливості цього сервісу, та звісно, не усі вони потрібні для ведення наших проектів.

Trello

Якщо ваша компанія працює над невеликими проектами і ви не хочете витрачати зайві кошти на інструменти, якими не будете користуватись, то ми радимо вам звернути увагу на Trello. Ми вже давно користуємось цим сервісом для роботи з клієнтами. Він дозволяє створювати дошки, на яких розміщуються списки, що складаються з карток. На картках ми зазвичай записуємо завдання, які далі обговорюємо у коментарях, додаємо термін виконання та прикріплюємо вкладення. Також є можливість додати чек-лист, мітки різних кольорів, учасників. Картки можна переміщувати по дошці, вносячи до іншого списку.

Чим Trello підкорив нас:

• Простий, інтуїтивний інтерфейс;
• Легко включитись до роботи через візуальне сприйняття обсягу завдань;
• Якщо ваше ім’я було “пом’януте” у картці, то вам на імейл буде надіслане це повідомнення;
• По праву сторону дошки у меню відображаються усі останні дії, що дозволяє стежити за взаємодією учасників;
• Можна змінювати фон дошки;
• Платна версія інтегрується з Jira, Bitbucket, Evernote, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack та іншими сервісами;
• Безкоштовна версія надає усі основні можливості, для невеликих проектів її достатньо.

Кілька недоліків:

• Немає можливості видаляти картки, тільки архівувати;
• Для проведення аналітики потрібно підключати додаткові сервіси;
• Недостатньо функціоналу для повноцінної роботи над великими проектами.

Отже, якщо ви ніколи не користувались сервісами для планування та контролю роботи над проектами, почніть з Trello. Навіть з безкоштовною версією ваша команда зможе відчути усі переваги добре організованого робочого процесу. Коли згодом вам забракне функціоналу, то ви вже будете готові працювати з більш складною програмою.

Asana

Дуже привабливий та зручний веб-додаток, який розробили засновники Facebook. Починаючи працювати в середовищі Asana, у першу чергу слід створити робочий простір (workspace), тобто окремий розділ для певного проекту чи компанії, та додати співробітників, які будуть над нам працювати. Далі ви можете створювати задачі з описом, коментарями, тегами та підзадачами у вигляді чек-листа. Якщо необхідно, то можна розбити підзадачі на більш дрібні підзадачі. При створенні задачі пропонується обрати кінцевий термін виконання, призначити виконавця, додати фоловерів, які будуть отримувати сповіщення щодо процесу роботи. Також можна користуватись спільним чатом та груповим календарем.

Як ви бачите, Asana дійсно зручна та функціональна, ось деякі її можливості:

• Немає необхідності користуватись електронною поштою, адже можна спілкуватись та обмінюватись файлами у рамках системи;
• Одна задача може відноситись до кількох проектів одночасно, що допомагає зберегти час;
• Дозволяє провести аналіз ефективності;
• Завдяки можливості додавати підзадачі на будь-якому рівні, легко деталізувати кожен етап роботи;
• Можна прикріплювати файли зі свого комп’ютера, Google Drive чи Dropbox;
• Візуально приємний інтерфейс;
• Після успішного виконання задач вас вітають чарівні істоти (єдиноріг, єті, нарвал та жар-птиця);
• Інтеграція з популярними сервісами (Evernote, Dropbox, MailChimp, Slack,  Instagantt та іншими);
• Розроблено також мобільні додатки (Android, iOS);
• Базова версія є безкоштовною для команди менше 15 людей.

Недоліки Asana:

• Преміальна версія з розширеними можливостями коштує досить дорого, слід платити окремо за кожного співробітника;
• Мобільна версія не завжди працює добре.

Недаремно назва цього сервісу означає “поза йоги”, адже він допомагає досягти балансу та гармонії у роботі.

Smartsheet

Smartsheet – це онлайн-інструмент, завдяки якому клієнти та менеджери можуть легко спостерігати за процесом виконання завдань. Якщо ви раніше користувались Excel, то легко зорієнтуєтесь у цій програмі. Smartsheet допомагає планувати завдання, організуючи їх у таблиці, призначати виконавця та терміни виконання. Також можна додавати коментарі та відмічати стан виконання завдань, а ще спілкуватись у вбудованому чаті. Найкраще рішення для людей, які надають перевагу роботі з графіками, таблицями чи діаграмами.

Отже, ми користуємось Smartsheet, бо він:

• Має інтерактивний календар, що синхронізується з Google та iCal;
• Дозволяє будувати графіки Ганта, за допомогою яких усі члени команди можуть спостерігати за просуванням проекту;
• Легко інтегрується з Google G-Suite, Microsoft Office 365, Salesforce, Jira та іншими сервісами;
• Завчасно нагадує про терміни виконання задач;
• Дозволяє додавати файли з Google Drive, OneDrive, Dropbox та інших додатків;
• Дає кожному користувачу можливість встановити оповіщення про важливі зміни чи оновлення;
• Зберігає усі дії у журналі, що дозволяє переглядати відомості про внесені зміни;
• Дозволяє змінювати колір таблиць та додати логотип своєї компанії.

Які мінуси, на наш погляд, має Smartsheet:

• Висока ціна, слід платити за кожного користувача окремо;
• Спочатку було важно розібратись у налаштуваннях, адже програма має багато функцій.

Smartsheet можна назвати інструментом для професіоналів, а не для початківців. Якщо ви готові витратити час та гроші, то цей інструмент стане вигідною довгостроковою інвестицією у вашу компанію.

Для того, щоб ви могли швидко ознайомитись з цінами та деякими основними характеристиками сервісів, ми підготували для вас таблицю:

Отже, ми розглянули переваги та недоліки п’яти сервісів для управління проектами, порівняли їх основні характеристики та ціни. Не існує ідеального інструменту, який зміг би повністю задовольнити усі ваші потреби, тому зосередьтеся на тих можливостях, які допоможуть підвищити продуктивність вашої роботи. Сподіваємось, що ця стаття була корисною для вас, і тепер ви зможете обрати найкращий сервіс для своєї компанії.